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Executive Assistant (m/w/d)

Vor Ort beim Kunden in München

VOK DAMS ist eine der weltweit führenden Agenturen für Events und Live-Marketing. 1971 gegründet beschäftigt das Unternehmen heute über 250 Mitarbeiter in den 6 deutschen Niederlassungen und 8 internationalen Büros. Mit einem Jahresumsatz von über 70 Mio. Euro ist VOK DAMS eine der umsatzstärksten Eventagenturen Deutschlands lt. Ranking der Fachzeitschriften w&v und Horizont. Mit über 100 Awards belegt VOK DAMS seit Jahren auch einen Spitzenplatz im Kreativranking. Werde Teil eines agilen, dynamischen Teams mit flachen Hierarchien. Wir bieten Kreativität, Spaß und Spannung sowie schnelle Aufstiegsmöglichkeiten bei der Betreuung von internationalen Marken und Kunden.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für den Vor-Ort-Einsatz bei unserem Kunden engagierte und qualifizierte

Executive Assistant (m/w/d)

Mit allgemeiner Managementhilfe und Unterstützung in Kommunikations- und Verwaltungsangelegenheiten Tragen Sie als Personal Assistent zur reibungslosen Funktionalität der Geschäftsführung und zugehöriger Teams bei.

Im Mittelpunkt der Aufgaben steht:

die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
die Organisation von Veranstaltungen und Managementsitzungen, einschließlich der Vorbereitung, Koordination von bspw. Materialien und Nachbereitung
die papierlose Pflege von Akten, Archive und Datenbanken
Auch der Empfang von Besuchern, der Informationsaustausch und die Koordination von Dienstleistern wird von Ihnen gesteuert
mit einem elektronischen Workflow-System behalten Sie dabei den Überblick über die Prozesse
Sie werden als Ansprechpartner*in für die unterschiedlichsten Fragestellungen fungieren
Bei Ihnen laufen Verwaltungsaufgaben der Geschäftsführung, inklusive Terminkoordination, Korrespondenz und Vorbereitung von Reisen zusammen
Sie kommunizieren im Namen der Geschäftsführung intern sowie extern
durch Ihr proaktives Management wird ein reibungsloser Ablauf der Verwaltungsprozesse gewährleistet

Was wir uns wünschen

Abgeschlossene höhere Schulbildung oder qualifizierende Berufserfahrung
Idealerweise Erfahrungen im Projekt-/Veranstaltungsmanagement
super Networking-Kompetenzen und ein Ass in der effektiven Kommunikation egal ob mit Kolleg*innen oder Dienstleistern
sehr gute Englisch- & Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, Flexibilität und Belastbarkeit
gute MS Office Kenntnisse und die Bereitschaft sich in neue Programme einzuarbeiten
Sorgfalt, Genauigkeit und Diskretion
Sie sind ein proaktiver, vorausschauender und dienstleistungsorientierter Mensch
Sie behalten auch bei Stress Ihren Humor und finden spontan und flexibel gute Lösungen
Im allgemein gelten Sie als Organisationstalent, kommunikativ, kooperativ, sympathisch, selbstbewusst und teamfähig